Conservation & archivage des dossiers

Conditions de conservation et d'archivage des dossiers médicaux par un médecin français

En France, les conditions de conservation et d'archivage des dossiers médicaux par un médecin sont encadrées par des dispositions légales et réglementaires, notamment le Code de la santé publique, et les recommandations du Conseil National de l’Ordre des Médecins (CNOM). Voici un résumé des principales obligations, intégrant les dispositions spécifiques à l’archivage externalisé des données de santé.

 

1. Conservation des dossiers médicaux

Durée minimale de conservation :

  • Les dossiers médicaux doivent être conservés pendant 20 ans à compter de la dernière prise en charge du patient (article R.1112-7 du Code de la santé publique pour les établissements de santé, appliqué par extension aux médecins libéraux).
  • Pour les mineurs, la conservation court jusqu’à ce que le patient atteigne l’âge de 28 ans (20 ans après la majorité + 10 ans).
  • En cas de décès du patient, la conservation n’est plus obligatoire, sauf si des démarches judiciaires ou administratives sont en cours.
  • Certaines spécialités (ex. : oncologie, maladies chroniques) ou situations (ex. : exposition à des substances dangereuses) peuvent imposer des durées plus longues, souvent 30 ans ou plus, selon les recommandations spécifiques.  

Types de dossiers concernés :

  • Dossiers papier ou numériques contenant les informations médicales (antécédents, diagnostics, traitements, examens, correspondances, etc.).
  • Les données doivent inclure tout ce qui est nécessaire pour assurer la continuité des soins.  

2. Conditions de conservation 

Support :

  • Les dossiers peuvent être conservés sous forme papier ou numérique, à condition que les données soient sécurisées.
  • Pour les dossiers numériques, il faut utiliser des systèmes informatiques conformes aux exigences de sécurité (serveurs sécurisés, sauvegardes régulières, protection contre les cyberattaques).
  • Les logiciels utilisés doivent être agréés pour l’hébergement de données de santé (HDS) si les données sont externalisées.  

Sécurité et confidentialité :

  • Les dossiers doivent être protégés contre tout accès non autorisé, conformément au secret médical.
  • Accès limité aux seules personnes autorisées (médecin, personnel habilité).
  • Utilisation de mots de passe, cryptage pour les données numériques, et rangement sécurisé (armoires fermées à clé) pour les dossiers papier.  

Lieu de conservation :

  • Les dossiers doivent être conservés dans un lieu sécurisé, généralement au cabinet médical.
  • En cas d’externalisation (ex. : archivage par une société spécialisée), le prestataire doit être agréé au titre du Code du patrimoine (articles L212-4 et R212-19 à R212-31) pour la conservation des données de santé, qu’elles soient sur support papier ou numérique. Cette exigence est précisée par l’article R.1111-16 du Code de la santé publique pour le papier et l’article L1111-8 pour le numérique. L’agrément pour le tiers-archivage dispense de la certification HDS pour l’hébergement des données de santé, car l’activité de conservation englobe celle d’hébergement (pour plus d'information, cliquez ici)  

3. Archivage

Archivage après cessation d’activité :

  • Lorsqu’un médecin cesse son activité (retraite, changement de profession, etc.), il doit organiser la transmission ou l’archivage des dossiers.  
  • Options possibles :
  1. Transmission à un successeur (avec accord des patients) ou au médecin désigné par le patient.
  2. Dépôt dans une structure d’archivage agréée au titre du Code du patrimoine, conformément aux articles L212-4 et R212-19 à R212-31, et aux normes de l’arrêté ministériel du 4 décembre 2009 relatif aux prestations d’archivage externalisé.
  3. Destruction sécurisée après expiration des délais légaux, en respectant les règles de confidentialité.
  • Le médecin doit informer ses patients de la cessation d’activité et des modalités d’accès à leurs dossiers  
  • Qu’il ait ou non un successeur, il est impératif que le médecin informe le Conseil Départemental du lieu où sont conservés les dossiers médicaux afin de pouvoir orienter, le cas échéant, les demandes d’accès des patients.  

En cas d’arrêt brutal d’exercice

Le Conseil Départemental apportera son aide à la famille du médecin dans l’incapacité d’organiser lui-même la transmission des dossiers aux médecins désignés par les patients.

 

Destruction des dossiers :

  • Après expiration des délais de conservation, les dossiers peuvent être détruits de manière sécurisée (broyage pour le papier, suppression irréversible pour le numérique).
  • La destruction doit garantir qu’aucune donnée ne puisse être récupérée.  

Archivage externalisé :

  • Pour les dossiers papier, l’activité d’hébergement est assimilée à celle de conservation (article R.1111-16 du Code de la santé publique). Les données doivent être confiées à une personne physique ou morale bénéficiant d’un agrément délivré au titre du Code du patrimoine.
  • Pour les dossiers numériques, l’externalisation de la conservation dans le cadre d’un service d’archivage électronique nécessite également un agrément au titre du Code du patrimoine (article L1111-8 du Code de la santé publique). Cet agrément dispense de la certification HDS.
  • Les normes applicables à l’archivage externalisé sont précisées par l’arrêté du 4 décembre 2009, qui définit les standards de gestion et de conservation des archives, qu’elles soient publiques ou privées.

4. Accès aux dossiers

  • Les patients ont un droit d’accès à leur dossier médical (article L.1111-7 du Code de la santé publique). Le médecin doit fournir une copie ou permettre la consultation dans un délai de 8 jours (ou 2 mois pour les archives de plus de 5 ans).
  • Les ayants droit (en cas de décès) peuvent accéder au dossier sous certaines conditions (ex. : connaître les causes du décès).  

5. Recommandations pratiques

  • Numérisation : Les médecins sont encouragés à numériser les dossiers pour faciliter la gestion et la sécurité, tout en respectant les normes HDS ou les agréments du Code du patrimoine pour l’archivage externalisé.
  • CNOM : Le Conseil de l’Ordre des Médecins recommande de tenir un registre des dossiers pour faciliter leur gestion et leur traçabilité.
  • Assurance : En cas de litige (ex. : responsabilité médicale), les dossiers peuvent être requis. Il est donc crucial de respecter les durées et conditions de conservation.  

6. Sanctions en cas de non-respect

  • Non-respect des règles de conservation ou de confidentialité : sanctions administratives, pénales (ex. : atteinte au secret professionnel), ou ordinales (par le CNOM).
  • Perte ou destruction prématurée des dossiers : risque de complications en cas de litige médical ou judiciaire.  

7. Sources officielles

 

8. Et si tout cela se simplifie avec le DMP ?

  • A compter du 1er janvier 2022 le Dossier Médical Partagé se transforme en une composante de l'Espace Numérique de Santé (ENS également appelé «Mon espace santé»)